Guide du tuteur en entreprise

Vous êtes maître d'apprentissage. TeachBox vous donne une vue directe sur la scolarité de votre alternant, et vous permet de prendre rendez-vous avec l'école sans échange de mails.

Se connecter

Première visite : vous choisissez votre code

Sous le formulaire, « Première connexion ? Choisir mon code » vous demande l'adresse que votre alternant a déclarée — celle qu'il a saisie dans son espace — et vous laisse poser le code à six chiffres qui vous connectera ensuite. Saisissez-le deux fois : c'est le seul moment où il s'apprend.

Votre demande part alors à l'établissement. L'accès ne s'ouvre qu'une fois qu'il l'a validée : tant que ce n'est pas fait, votre code vous répondra que la validation est en attente. C'est normal, et c'est ce qui évite que n'importe qui connaissant votre adresse prenne votre place.

Si le formateur vous a déjà transmis un code, utilisez-le directement : les deux voies coexistent.

Ouvrez le lien transmis par l'école. Il ressemble à /app/#/tuteur/K3P9ZA.
Saisissez votre adresse e-mail — celle que l'école a enregistrée. C'est votre identifiant : il n'y a aucune liste de noms à parcourir.
Saisissez votre code à 6 chiffres, transmis par l'école.

Vous suivez plusieurs alternants ?

Rien de particulier à faire. Si l'école a enregistré la même adresse e-mail pour chacun d'eux, vous les voyez tous après une seule connexion, avec un onglet par alternant. Un seul code, quel que soit leur nombre.

D'où vient votre accès

C'est le plus souvent votre alternant lui-même qui a déclaré votre adresse depuis son espace — il la connaît mieux que l'école. Le formateur, lui, vous transmet le code. Si l'adresse enregistrée n'est pas la bonne, demandez à votre alternant de la corriger : le changement est immédiat.

Code perdu

Sur l'écran de connexion, « Code oublié » renvoie votre code à l'adresse enregistrée. Si rien n'arrive, c'est que l'adresse saisie n'est pas celle que l'école connaît — ou que le service d'envoi n'est pas encore activé sur votre établissement. Dans ce cas, le formateur vous le redonne : il le lit dans la liste de la classe de votre alternant, sous votre nom, en cliquant sur « Afficher les codes ».

Ma fiche

L'onglet « Ma fiche » vous rend vos propres coordonnées. Jusqu'à votre première visite, elles ont été saisies par quelqu'un d'autre — le formateur qui recopie ce qu'on lui a dit, ou votre alternant qui vous déclare de mémoire. Personne n'écrit son propre nom de travers : corrigez-le, ajoutez votre fonction et votre numéro.

Vous modifiez	Prénom, nom, entreprise, fonction, téléphone.
Vous ne modifiez pas	Votre adresse e-mail, et votre code à 6 chiffres.

Pourquoi l'adresse ne s'édite pas d'ici

Elle est votre identifiant de connexion, et c'est votre alternant qui l'a déclarée. Pouvoir la changer vous-même reviendrait à basculer votre accès vers une autre adresse — la vôtre à titre personnel, celle d'un collègue — sans que ni lui ni le formateur n'en sachent rien. Si elle est fausse ou si elle doit changer, demandez à votre alternant de la corriger depuis son espace : le changement est immédiat, et l'ancienne adresse cesse aussitôt d'ouvrir.

Une fois votre fiche relue, elle vous appartient : si votre alternant rouvre son formulaire et l'enregistre à nouveau, votre nom et votre société ne sont plus réécrits. Seule l'adresse reste la sienne à décider.

Ce que vous voyez

Suivi de l'alternant	Devoirs rendus et non rendus, retards, notes, appréciations, moyenne générale. Un compteur signale les devoirs non rendus hors délai : c'est souvent le premier signal d'un décrochage.
Cours et supports	Les documents diffusés à la classe, cours par cours. Vous voyez ce que votre alternant étudie, ce qui facilite le lien entre l'école et les missions confiées en entreprise.
Rendez-vous	Les créneaux proposés par le formateur qui assure le suivi entreprise, et vos rendez-vous confirmés.
Messages	Pour écrire au formateur sans passer par le mail : signaler une absence, poser une question, préparer un point. Il répond dans le même fil.

Ce que vous ne voyez pas

les corrigés et les déroulés pédagogiques du formateur ;
les autres alternants de la classe, ni leurs notes ;
les rendez-vous pris par d'autres tuteurs, ni leur objet.

Vous ne pouvez pas non plus déposer un devoir à la place de votre alternant : c'est volontaire, le travail rendu doit rester le sien.

Prendre rendez-vous avec l'école

Onglet « Rendez-vous » — les créneaux libres y sont listés, du plus proche au plus lointain.
Cliquez sur « Réserver » sur le créneau qui vous convient. Chaque créneau indique sa durée et sa modalité : en présentiel, en visio ou par téléphone.
Précisez l'objet de l'entretien en quelques mots — intégration, absences, projet de fin d'année, difficulté particulière. Le formateur prépare l'entretien avec ça.

Vos rendez-vous confirmés apparaissent en haut de l'onglet, avec la date, le lieu et la durée. Vous pouvez annuler tant que le rendez-vous n'a pas eu lieu : le créneau redevient disponible pour les autres tuteurs.

Un créneau réservé l'est définitivement

Deux tuteurs ne peuvent pas réserver le même horaire, même en cliquant au même instant. Si le message « Ce créneau vient d'être réservé » apparaît, quelqu'un vous a devancé de quelques secondes : choisissez-en un autre.

Un rendez-vous en visio

Quand le formateur a choisi la visioconférence, le créneau porte un bouton « Rejoindre » — Zoom, Google Meet, Teams… Il vous suffit de cliquer, à l'heure dite, depuis votre espace : rien à recopier.

Les règles à connaître

Votre formateur peut poser trois limites. Elles s'affichent en tête de l'onglet Rendez-vous, sous « Bon à savoir » — inutile de les deviner.

Un délai avant réservation. Les créneaux trop proches ne se réservent plus. Le message vous dit lequel : « au moins 24 h à l'avance ».
Une fenêtre d'annulation. Passé ce délai, vous ne pouvez plus vous désister vous-même. Ce n'est pas une impasse : prévenez le formateur depuis l'onglet Messages, il libérera le créneau. Mieux vaut le dire que ne pas venir.
Un nombre maximum de rendez-vous à venir. Si vous l'avez atteint, annulez-en un pour en prendre un autre.

Les relances

Si vous n'avez pas encore réservé de rendez-vous et que la période de rendez-vous est ouverte, l'école peut vous adresser une relance par e-mail. Une seule par semaine au maximum. Elle s'arrête dès que vous avez réservé.

Questions fréquentes

« Aucun accès tuteur ne correspond à cet e-mail »

L'adresse saisie n'est pas celle enregistrée par l'école — ou votre accès n'a pas encore été créé. Vérifiez l'orthographe, puis contactez le formateur de votre alternant. La casse n'a pas d'importance : Jean.Martin@… et jean.martin@… fonctionnent aussi bien.

Aucun créneau ne m'est proposé

Trois explications possibles :

le formateur de la classe n'assure pas le suivi entreprise — les rendez-vous passent alors par un autre interlocuteur ;
la période de rendez-vous n'est pas ouverte, ou est déjà terminée ;
tous les créneaux sont déjà réservés.

Dans tous les cas, un message vous l'indique. Contactez l'école directement si c'est urgent.

J'ai oublié mon code

Sur l'écran de connexion, cliquez sur « J'ai oublié mon code — me le renvoyer par e-mail ». Il part sur l'adresse enregistrée. Par sécurité, le message affiché est le même que l'adresse soit connue ou non : si vous ne recevez rien, c'est que ce n'est pas la bonne.

Puis-je transmettre mon accès à un collègue ?

Non — et c'est vrai des deux voies. Votre code comme votre lien sont personnels et ouvrent les résultats d'un étudiant. Un lien transféré donne l'accès à qui le reçoit, sans que rien ne le signale.

Si un second référent doit suivre l'alternant, demandez à l'école de lui créer son propre accès. Et si votre lien a circulé par erreur, dites-le : il sera régénéré, l'ancien cessant aussitôt de fonctionner.

Mon alternant a changé de classe ou d'entreprise

Signalez-le à l'école : le rattachement est géré de son côté, sur la fiche de l'étudiant. Votre accès suit automatiquement.